সিভির সঙ্গে পাঠানো কাভার লেটার অথবা ই-মেইলটি চাকরিদাতার ওপর আপনার প্রথম প্রভাব কেমন হবে তা নির্ধারণ করে। একটি গোছানো ও পরিষ্কার কাভার লেটার সিভি দেখার আগেই চাকরিদাতার মনে আপনাকে অন্যদের থেকে এগিয়ে রাখতে পারে।
কিন্তু এই বাড়তি সুবিধাটা পেতে হলে আপনাকে কাভার লেটার লেখার কিছু নিয়ম ও কায়দা অবশ্যই জানতে হবে। কাভার লেটার লেখার শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত প্রত্যেকটি ধাপ ও সেই ধাপের করণীয়গুলো নিচে দেওয়া হলো-
ধাপ ১: শিরোনাম
কাভার লেটার পাঠানোর সবচেয়ে বেশি প্রচলিত পদ্ধতি বর্তমানে ই-মেইল। আপনি যদি ইমেইলে কাভার লেটারটি পাঠান, তা হলে কোনো হেডার বা শিরোনামের প্রয়োজন নেই। সরাসরি ধাপ ৩ থেকে শুরু করুন।
তবে সাধারণভাবে প্রচলিত কাভার লেটারের শিরোনাম সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ অংশগুলোর একটি।
কাভার লেটারের শিরোনামে কী কী থাকবে?
প্রথমেই আসবে আপনার যোগাযোগসংক্রান্ত তথ্য, বিশেষ করে- আপনার নাম, ফোন নম্বর, ই-মেইল অ্যাড্রেস ও সংক্ষিপ্ত ঠিকানা (এক্ষেত্রে শুধু থানা ও জেলার নাম ব্যবহার করাই যথেষ্ট)। পাশাপাশি আপনি আরও কিছু তথ্য এখানে যোগ করতে পারেন; যেমন- আপনার প্রফেশনাল টাইটেল, লিংকডইন প্রোফাইলের URL, অন্যান্য সোশ্যাল মিডিয়ার URL ও আপনার প্রফেশনাল ওয়েবসাইট অথবা পোর্টফোলিওর লিংক।
শিরোনামের অবস্থান হবে কাগজের একেবারে উপরে। মাঝে, ডানে বা বামে– আপনার পছন্দমতো যেকোনো দিকে অ্যালাইন করতে পারেন।
ধাপ ২: তারিখ ও প্রাপকের ঠিকানা
ধাপ ১-এর মতো এই অংশটিও ই-মেইলের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য নয়। কিন্তু ট্রেডিশনাল কাভার লেটারে এটি অবশ্যই থাকতে হবে।
আপনার কাভার লেটারের উপযুক্ত শিরোনাম নির্ধারণ হয়ে গিয়ে থাকলে এবার মূল অংশ লেখা শুরু করে দিন। এ অংশে থাকবে- আজকের তারিখ, হায়ারিং ম্যানেজারের নাম ও তার প্রফেশনাল টাইটেল এবং যে কোম্পানিতে আবেদন করছেন তার নাম ও ঠিকানা; এ অংশটি সাধারণত কাগজের বাম দিকে অ্যালাইন করা হয়।
তারিখ লেখার সময়ে ফরম্যাটের দিকে বিশেষ খেয়াল রাখুন। ফরম্যাট হিসেবে ‘February 23, 2021’ ব্যবহৃত করুন।
ধাপ ৩: প্রফেশনাল সম্বোধন
ই-মেইলের মাধ্যমে পাঠানো কাভার লেটারের ক্ষেত্রে এটিই আপনার প্রথম ধাপ। কাভার লেটারটি কার উদ্দেশ্যে লিখছেন? তাকে এই অংশে সরাসরি সম্বোধন করুন। এক্ষেত্রে প্রাপকের প্রফেশনাল টাইটেল উল্লেখ করে সম্বোধন করতে পারেন।
ধাপ ৪: প্রারম্ভিক প্যারা
কাভার লেটারের শুরুটা হওয়া চাই আপনার ব্যক্তিগত অভিজ্ঞতার সঙ্গে সামঞ্জস্যপূর্ণ এবং সৃজনশীল। ইন্টারনেট থেকে ডাউনলোড করা কোনো টেম্পলেট অক্ষরে অক্ষরে অনুসরণ না করে, বরং সেটা আপনার ব্যক্তিত্ব অনুযায়ী পরিবর্তন করে নিন।
ধাপ ৫: দ্বিতীয় প্যারা
কাভার লেটারের দ্বিতীয় প্যারার মূল উদ্দেশ্য কোম্পানিকে আপনি কী কী উপায়ে সাহায্য করতে পারেন তা উপস্থাপন করা। চাকরিটি থেকে আপনি কীভাবে লাভবান হবেন, তার চেয়ে কোম্পানি কীভাবে লাভবান হবে সেটা কাভার লেটারের এই অংশে তুলে ধরুন।
ধাপ ৬: তৃতীয় প্যারা
তৃতীয় প্যারার উদ্দেশ্য আপনি কেন এই কোম্পানি বা এই পজিশনে কাজ করতে চান তা বর্ণনা করা। হয়তো আপনার এই চাকরিতে আবেদনের কারণ ভালো বেতন ও সুযোগ-সুবিধা। কিন্তু তার বাইরেও সব কোম্পানির কিছু বিশেষত্ব থাকে। এই অংশ লেখার সময় সেই অসাধারণ দিকগুলোতে জোর দিন।
ধাপ ৭: শেষ প্যারা
এবার কাভার লেটারটাকে শক্তিশালীভাবে শেষ করার পালা। কারণ হায়ারিং ম্যানেজারের ওপর একটি চমৎকার প্রভাব ফেলার এটাই আপনার শেষ সুযোগ। এই অংশে যে জিনিসগুলো অবশ্যই থাকতে হবে তা হলো–
-সময় নিয়ে আপনার আবেদনটি যাচাই করার জন্য হায়ারিং ম্যানেজারের প্রতি কৃতজ্ঞতা
-কেন আপনি এই চাকরির জন্য উপযুক্ত তার একটি সংক্ষিপ্ত বিবরণ
-এই সুযোগ নিয়ে আপনার উত্তেজনা
-ইন্টারভিউ দেওয়ার ব্যাপারে আপনার আগ্রহের বিনীত উল্লেখ
ধাপ ৮: আনুষ্ঠানিক সমাপ্তি
মূল লেখা তো হয়ে গেল। এবার বাকি শুধু কাভার লেটারটা ফরমালভাবে শেষ করুন। শেষে আপনার নাম, সংক্ষিপ্ত পরিচয়, ফোন নম্বর ও ই-মেইলের ঠিকানা জুড়ে দিন।
লেটার ও সিভি যদি ডাকের মাধ্যমে পাঠাতে চান, তা হলে কাভার লেটার প্রিন্ট করার পর নিজ হাতে আপনার নাম স্বাক্ষর করতে ভুলবেন না।
তারেক
-1781341945.jpg)
