অনেক ব্যবসায়ী আছেন, যারা দিনের বেশির ভাগ সময়ই অন্যদের সঙ্গে যোগাযোগে ব্যস্ত থাকেন। কিন্তু দিনশেষে ফলাফল আশানুরূপ হয় না। ভুল যোগাযোগের কারণে ব্যবসার মূল্যবান সময় ও অর্থ দুটোরই অপচয় হয়। তাই আপনি যা বলছেন, সেটি অন্যরা সঠিকভাবে বুঝেছে কি না, তা যাচাই করাও অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।
খেয়াল করলে দেখা যাবে, একটি প্রতিষ্ঠানের সবাই সব সময় সঠিকভাবে কাজ করে না। আর এই ভুলগুলোর পেছনে বড় একটি কারণ হচ্ছে ভুল যোগাযোগ। সমস্যা তখনই তৈরি হয় যখন আপনি একটি বিষয় বোঝাতে চান, কিন্তু শ্রোতারা সেটিকে ভিন্নভাবে বুঝে নেয়— এটা খুবই স্বাভাবিক একটি ঘটনা। এর ফলেই আপনার প্রত্যাশামতো কাজ সম্পন্ন নাও হতে পারে।
ধরুন, আপনি একটি গুরুত্বপূর্ণ ব্যবসায়িক সুযোগ সম্পর্কে আপনার সেলস ম্যানেজারকে জানিয়েছেন। কিন্তু তিনি সেটিকে ততটা গুরুত্ব দেননি। কারণ তিনি ভেবেছেন বিষয়টি গুরুত্বপূর্ণ নয়। এমন পরিস্থিতিতে একটি সম্ভাবনাময় ক্রেতা আপনার হাতছাড়া হয়ে যেতে পারে।
এই ধরনের ভুল বোঝাবুঝি এড়াতে এবং যোগাযোগজনিত কারণে সময় ও অর্থের ক্ষতি কমাতে নিচে পাঁচটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয় তুলে ধরা হলো—
নিজের ভাবনাকে গুছিয়ে লিখুন
সবাই কিন্তু তাদের আইডিয়াকে কথায় ভালোভাবে প্রকাশ করতে পারে না। অন্যদিকে অন্যরা বোঝে না এমন শব্দের ব্যবহার বা ভুল বানানের কারণে আপনি যা বলতে চাইছেন আর আপনার প্রাপক যা বুঝছে, তার মধ্যে একটি পার্থক্য হয়ে যায়। এটি পরিহার করার কয়েকটি উপায় রয়েছে। এর মধ্যে একটি হচ্ছে- বার্তা দেওয়ার আগে তা পুনরায় পড়ুন ও ভুল থাকলে ঠিক করে নিন। ইমেইল পাঠানোর আগে তা অন্য কাউকে দেখিয়েও নিতে পারেন। এতে করে ভুল কোনো কিছু থেকে নিজেকে সরিয়ে নিতে পারবেন।
তথ্য বিনিময় করুন
আপনি প্রতিষ্ঠানের প্রধান হলেও আপনার আইডিয়া যে সব সময় সঠিক হবে এমন কোনো কথা নেই। তবে অন্যরা কিন্তু সঠিক কাজটি করার জন্য আপনার ওপরেই বেশির ভাগ সময়ে নির্ভর করবে। তাই গুরুত্বপূর্ণ বার্তা দেওয়ার আগে বিশ্বস্ত কয়েকজনের সঙ্গে তা শেয়ার করুন, যারা আপনার ব্যবসা বোঝে এবং যারা এই ব্যাপারটার সঙ্গে সরাসরি যুক্ত নয়। যদি তারা আপনার বার্তা বুঝতে সক্ষম হয়, তা হলে ধরে নেবেন আপনি ঠিক পথেই আছেন। যদি তারা বুঝতে না পারে, তা হলে তাদের সঙ্গে পরামর্শ করে একটি ভালো বার্তা তৈরি করে নিতে হবে আপনাকে।
আরো পড়ুন: এসএসসি পাসে কারারক্ষী পদে নিয়োগ বিজ্ঞপ্তি
প্রাপকের সঙ্গে কথা বলুন
ধরুন আপনি ঠিকভাবে বার্তাটি লিখেছেন এবং তা ইমেইলে বা টেক্সট হিসেবে পাঠিয়ে দিয়েছেন, এর মানে কিন্তু এই নয় যে বার্তা গ্রহীতা আপনার বার্তাটা ঠিকভাবে বুঝে গেছেন। অনেক কিছুই ভুল হতে পারে। আপনি ভুল মানুষকে বার্তা পাঠাতে পারেন, বা ইন্টারনেটের সমস্যার কারণে বার্তাটি নাও প্রেরণ হতে পারে বা বার্তাটি এমন স্থানে গেল যা প্রাপকের দৃষ্টিগোচর হলো না। যদি আপনার বার্তার কোনো উত্তর না আসে তা হলে ধরে নিতে হবে আপনার বার্তাটি পৌঁছায়নি। এ সমস্যা থেকে বাঁচার উপায় হচ্ছে, যাকে বার্তাটি পাঠিয়েছেন তার সঙ্গে যোগাযোগ করুন। কোনো সমস্যা থাকলে সঙ্গে সঙ্গেই সমাধান করে ফেলুন।
সরাসরি সাক্ষাতের চেষ্টা করুন
অনেক চেষ্টা করার পরও যোগাযোগে গরমিল হতেই পারে। এর কারণ হলো যারা আপনার ইমেইল পড়ল তারা হয়তো আপনার কথা বুঝল না বা তারা হয়তো আপনার বার্তাটি দেখল না বা তারা হয়তো আপনার কথাকে গুরুত্বপূর্ণ মনে করল না। আপনার বার্তার বিপরীত আসা উত্তরেই কিন্তু আপনি তা বুঝতে পারবেন। যদি উত্তরে তারা কী করেছে তা লিখে পাঠায় এবং যদি তাদের উত্তরে আপনি সন্তুষ্ট হন, তা হলে ধরে নিতে হবে যে যোগাযোগ সফল হয়েছে। এমনটা না হলে বুঝতে হবে যে কোথাও সমস্যা হয়েছে। যদি প্রাপক কোনো ব্যবস্থা না নেয় বা কাজের পরিকল্পনা না জানায়, তা হলে আপনি তাকে ফোন করতে পারেন। যদি তাতেও কাজ না হয়, তখন সরাসরি সাক্ষাতের চেষ্টা করুন। এতে অপর ব্যক্তিটি আপনার আইডিয়া সম্পর্কে তার আপত্তি তুলে ধরতে পারবে এবং আপনিও সে অনুযায়ী তা ঠিক করে নিতে পারবেন।
ফলোআপ করুন
আজকাল প্রতিটি মানুষই কর্মব্যস্ত সময় পার করে। যদি আপনি কাউকে কিছু করার অনুরোধ করেন, তারা আগে দেখবে আপনার অনুরোধ তাদের গুরুত্বপূর্ণ কাজের সঙ্গে কতটা সামঞ্জস্যপূর্ণ এবং সে অনুযায়ী তারা আপনাকে সাহায্য করতেও পারে আবার নাও করতে পারে। তবে জরুরি অবস্থায় (emergency situation) যেকোনো ভালো পরিকল্পনাতেও প্রতিবন্ধকতা সৃষ্টি হতে পারে। তাই ফলাফল না আসা পর্যন্ত ফলোআপ চালিয়ে যান। তবে ফলোআপ করারও নিয়ম আছে। যদি আপনি ঘন ঘন তা করেন তা হলে হিতে বিপরীত হতে পারে এবং যদি আপনি ভালোভাবে তা করেন, তা হলে আপনার যোগাযোগ সফল হওয়ার সম্ভাবনা বেশি থাকবে।
তারেক/